تسجيل أكواد الأصناف EGS و GS1
تكويد السلع والخدمات وطلب موافقة المصلحة قبل استخدامها في المستندات.
لماذا تسجل الأكواد؟
كل سطر في الفاتورة أو الإيصال يحمل كود الصنف. المنظومة تتحقق من الكود عند الإرسال، وأي سطر بكود غير مسجل لشركتك أو غير معتمد يجعل المستند غير صالح، ويُرسل إخطار للبائع بالعنصر الذي فيه الخطأ.
تتم كل خطوات الأكواد من بوابة الفاتورة الإلكترونية (invoicing.eta.gov.eg أو التجريبية preprod.invoicing.eta.gov.eg) من قائمة أكواد.
EGS أم GS1؟
| وجه المقارنة | GS1 | EGS |
|---|---|---|
| نوع المعيار | تكويد عالمي | تكويد مصري |
| التكلفة | اشتراك مدفوع من وكيل GS1 في مصر | مجاني |
| شكل الكود | ١٣ رقماً (باركود المنتج) | EG-رقم التسجيل-الكود الداخلي مثل EG-100303561-123456 |
| الربط بمعيار آخر | لا يحتاج | يُربط بكود GPC من المستوى الرابع (Brick): ٨ أرقام تبدأ بـ 1000 |
| موافقة المصلحة | معرّف تلقائياً على المنظومة | ضرورية، خلال ١٥ يوماً من تاريخ إرسال الكود |
| طريقة التسجيل | تسجيل الاستخدام فقط | كل كود على حدة، أو مجموعة دفعة واحدة بملف Excel |
| استخدام كود مسجل لدى ممول آخر | متاح | متاح |
إذا كانت منتجاتك عليها باركود GS1 (مثل المنتجات المصنّعة والمستوردة) استخدمه. للخدمات وللأصناف بدون باركود استخدم EGS. للاشتراك في GS1 تواصل مع وكيل GS1 مصر عبر gepir.gs1.org أو الخط الساخن 16841.
إيجاد كود GPC المناسب لكل صنف (لأكواد EGS)
GPC هو التصنيف العالمي للسلع والخدمات بأربعة مستويات: القطاع (Segment) ← العائلة (Family) ← الصنف (Class) ← الوحدة (Brick). المطلوب هو كود الوحدة (Brick).
- افتح متصفح التصنيفات
gs1.org/services/gpc-browser، أو حمّل جدول التصنيفات الكامل منgs1.org/standards/gpc(ملف Excel باسم مثل «GS1 Combined Published Schema»). - ابحث بالإنجليزية عن اسم المنتج أو الخدمة أو جزء منه (مثلاً
BottleأوAccounting Services) واستخدم فلاتر Excel لتضييق النتائج حسب نشاط شركتك. - راجع «وصف الوحدة» (Brick Description) واختر الأقرب لطبيعة منتجك، وانسخ كود الوحدة المكون من ٨ أرقام.
- احتفظ بجدول يربط كودك الداخلي بكود GPC، مثل:
| الكود الداخلي | اسم الصنف | الوصف | كود GPC (Brick) |
|---|---|---|---|
XYZ123 | Bottle 1.5 L | General Use 1.5 L bottle | 10005851 |
XYZ125 | Water Bottle | Packed Mineral Water Bottle | 10000232 |
SRV01 | Monthly bookkeeping | Accounting services | 10007578 |
الأكواد في الجدول أمثلة من أدلة المصلحة؛ اختر دائماً الكود المطابق لصنفك أنت.
تسجيل استخدام كود GS1
الخطوة 1: افتح قائمة الأكواد
من القائمة الجانبية في بوابة الفاتورة الإلكترونية اختر أكواد. تظهر صفحة «استخدام الأكواد» بكل الأكواد المسجلة لشركتك، وفي الأعلى أزرار + تسجيل استخدام كود والتسجيل بالجملة.
الخطوة 2: اضغط «تسجيل استخدام كود»
الخطوة 3: اختر GS1 واكتب الكود
في نافذة «تسجيل استخدام كود» اختر GS1 من قائمة «نظام»، واكتب كود GS1 المكون من ١٣ رقماً في «كود الصنف»، ثم اضغط زر البحث .
الخطوة 4: راجع البيانات واضغط «إضافة»
تظهر بيانات الكود: كود الصنف، الاسم بالعربية والإنجليزية، الوصف، الفئة، وحالة النشاط. اضغط + أضف، أو + إرسال وإنشاء لتسجيل كود آخر بعده.
تسجيل كود EGS جديد
الخطوة 1: اختر EGS وابحث أولاً
من أكواد ← + تسجيل استخدام كود اختر EGS. إذا كان الكود مسجلاً من قبل (لدى شركتك أو شركة أخرى) اكتبه واضغط بحث وأضف استخدامه كما في GS1.
إن لم يكن موجوداً اضغط سجّل كود جديد في EGS أسفل النافذة.
الخطوة 2: املأ بيانات الكود الجديد
تفتح صفحة «إضافة كود جديد». املأ كل الحقول المعلَّمة بنجمة (*):
| الحقل | ماذا تكتب |
|---|---|
| نوع الكود | EGS (يظهر تلقائياً). |
| رقم مميز * | كودك الداخلي للصنف. يُكمَّل تلقائياً ليصبح EG-رقم تسجيلك-الرقم المميز. |
| اسم الكود بالإنجليزية * | اسم الصنف بالإنجليزية، مثلاً Sports shoes. |
| اسم الكود * | اسم الصنف بالعربية، مثلاً «أحذية رياضية». |
| الوصف بالإنجليزية / الوصف | وصف أدق للصنف، مثلاً Sports shoes size 40. |
| نشط من * / نشط إلى | تاريخ بداية استخدام الكود، ونهايته إن وجدت (اتركها فارغة إن لم تكن تريد تحديد نهاية). |
| رمز GPC المرتبط * | كود الوحدة (Brick) من ٨ أرقام. اضغط بحث للتأكد أنه صحيح؛ تظهر علامة ✓ خضراء. |
| رمز ذو صلة (اختياري) | كود EGS مرتبط لدى ممول آخر. يفضّل تركه فارغاً. |
الخطوة 3: اضغط «طلب الموافقة»
تظهر رسالة «تم إرسال الكود بنجاح» ويظهر الكود في القائمة. الكود لا يُستخدم في المستندات إلا بعد موافقة المصلحة.
حالات الطلبات
من أكواد ← تبويب تفاصيل الطلبات تتابع حالة كل كود EGS أرسلته:
- قيد الانتظار (Pending): لم تراجعه المصلحة بعد. لا تستخدمه في المستندات.
- تم الموافقة (Approved): جاهز للاستخدام.
- تم الرفض (Rejected): راجع سبب الرفض (غالباً كود GPC غير مناسب أو وصف غير واضح) وأرسل طلباً جديداً بعد التصحيح.
التسجيل بالجملة بملف Excel
لعدد كبير من الأصناف استخدم التسجيل الجماعي بدلاً من تسجيل كل كود وحده.
الخطوة 1: افتح «التسجيل بالجملة»
من أكواد اضغط التسجيل بالجملة.
الخطوة 2: اختر العملية وحمّل القالب
تفتح نافذة «التسجيل الجماعي للرموز»:
- حدد عملية: «تسجيل الاستخدام للرموز الموجودة (GS1 / EGS)» لأكواد مسجلة مسبقاً لدى ممول آخر، أو «قم بتسجيل أكواد EGS الجديدة واستخدامها» لأكوادك الجديدة.
- قم بتنزيل وتعبئة ملف النموذج: اضغط تحميل بجانب
CodeUsageBulkTemplate-v1.xlsx. القالب المحمّل يختلف حسب العملية التي اخترتها. - قم بتحميل الملف الخاص بك: بعد ملء القالب اضغط تصفح الملف واختره، ثم أرسل.
الخطوة 3: املأ القالب
قالب الأكواد الجديدة (EGS) في ورقة DataEntry، وكل صف صنف:
| العمود | المحتوى |
|---|---|
CodeType | نظام التكويد: EGS أو GS1 |
ItemCode | الكود الداخلي للصنف |
CodeName | اسم الصنف بالإنجليزية |
CodeNameAr | اسم الصنف بالعربية |
Description | وصف الصنف بالإنجليزية |
DescriptionAr | وصف الصنف بالعربية |
ActiveFrom | تاريخ بدء تفعيل الصنف |
ActiveTo | تاريخ نهاية التفعيل (اتركه فارغاً إن لم تكن تريد تحديده) |
GPCItemLinked | كود GPC من المستوى الرابع (Brick) |
EGSRelatedCode | كود EGS مرتبط لدى ممول آخر (يُنصح بتركه فارغاً) |
قالب تسجيل استخدام أكواد موجودة أبسط: CodeType وItemCode (الكود الكامل، مثل EG-232325312-522232 أو كود GS1) وComment.
استخدام الأكواد في EgyTax
بعد الموافقة على الكود، اربطه بالصنف في EgyTax: المنتجات والخدمات ← إضافة أو تعديل منتج:
- الأسرع: استخدم خانة «اختر من الأكواد المعتمدة على المنظومة (اختياري)»؛ تعرض أكواد شركتك المعتمدة على المنظومة وعند اختيار كود تُملأ بياناته تلقائياً.
- نوع الكود:
EGSأوGS1بنفس النظام الذي سُجل به. - كود الصنف: الكود الكامل كما يظهر في البوابة. لأكواد EGS يكون بالشكل
EG-رقم التسجيل-الكود الداخلي، ولـ GS1 الأرقام الثلاثة عشر. - وحدة القياس: من أكواد وحدات المنظومة (مثلاً
EAللقطعة).